Alimenter le registre via des tableurs

Il est possible d'alimenter le registre via des tableurs de données en respectant les spécifications schéma CSV et les prérequis suivants :

  • 1️⃣ Une entité “opérateur de covoiturage” est créé sur l’application du registre.

  • 2️⃣ Un utilisateur appartenant à cet opérateur de covoiturage est administrateur.

Afin de valider les critères 1️⃣ et 2️⃣, veuillez à respecter la procédure Rejoindre le registre. En effet, ces opérations sont réalisées par un membre de l’équipe du Registre de Preuve de Covoiturage.

Une fois ces deux prérequis réalisés, voici la démarche à suivre expliquée pas à pas.

Etape 1 : Télécharger un fichier type

Vous trouverez sur le lien ci-dessous un fichier type .csv à compléter.

Télécharger

Nb : CSV (Comma-Separated Values), est un format texte ouvert représentant des données tabulaires sous forme de valeurs séparées par des virgules (Comma en anglais).

Explications sur le fichier

Les 5 lignes proposées sur le fichier sont uniquement à titre informatif afin d'aider l'utilisateur dans sa démarche visant à compléter le fichier. En effet, afin d'être intelligible par le registre le fichier final doit uniquement être composé de ligne correspondant individuellement à un couple passager/conducteur (un trajet réalisé en covoiturage). Il convient ainsi de supprimer les lignes informatives avant d'alimenter le registre avec un fichier.

  • Ligne 1 : Cette ligne indique à qui la donnée est relative :

    • Opérateur : Ce sont des données propres à chaque opérateur.

    • Passager : Ce sont les données relatives à l'occupant passager.

    • Conducteur : Ce sont les données relatives à l'occupant conducteur.

  • Ligne 2 : Nom de la donnée.

  • Ligne 3 : Correspondance avec le nom de la variable en langage informatique.

  • Ligne 4 : Indication sur la typologie/nature de la donnée.

    • Chaîne de caractère.

    • Nombre.

    • Au choix parmi une liste.

    OBLIGATOIRE est indiqué si cette donnée est nécessaire et indispensable à l'alimentation du registre.

  • Ligne 5 : Indications complémentaires pour formater la donnée.

Etape 2 : Mise en forme du fichier avant alimentation

Une fois le fichier téléchargé, l'ouvrir avec un logiciel de bureautique adapté.

Le fichier va s'ouvrir dans un format peu lisible (cf figure ci-dessous).

Ouverture d'un fichier .csv dans le logiciel Excel.

Afin de nous faciliter la lecture nous vous conseillons d'effectuer les manipulations suivantes :

Manipulation 1 : Sélectionner l'ensemble de la feuille en cliquant sur la case compris entre la première ligne et la première colonne (indiqué en rouge ci-dessous).

Manipulation de mise en forme : sélectionner tout.

Manipulation 2 : Dans l'onglet "Accueil" cliquer sur "Renvoyer à la ligne automatiquement".

Manipulation de mise en forme - renvoi à la ligne.

Résultat : le fichier est davantage lisible.

Etape 3 : Alimentation du fichier

Une fois le fichier plus lisible, vous pouvez commencer à la compléter en suivant les indications des lignes 1 à 5.

Les données obligatoires sont les suivantes :

  • Opérateur :

  • Passager :

    • Colonne G : Numéro de téléphone.

    • Colonne J : Date/Heure départ.

    • Colonne O : Date/Heure arrivée.

    • Colonne T : Nombre de siège réservé par l'occupant passager.

    • Colonne U : Coût total du service pour l’occupant passager en fonction du nombre de sièges réservés après une possible incitation opérateur (subventions, promotions, etc).

  • Conducteur :

    • Colonne AA : Numéro de téléphone.

    • Colonne AC : Date/Heure départ.

    • Colonne AH : Date/Heure arrivée.

    • Colonne AM : La somme perçue par le conducteur, comprenant les contributions des passagers, après une possible incitation opérateur (subventions, promotions, etc) et prise de commission de l’opérateur.

Note ¹ : les champs de position sont requis de la manière suivante : lat/long OU INSEE OU adresse littérale.

Etape 4 : Formatage du fichier avant dépôt sur la plateforme

Une fois le fichier complété, supprimer les 5 premières lignes.

Vous pouvez ensuite enregistrer votre fichier en veillant à le conserver en format .csv tel qu’initialement téléchargé.

Etape 5 : Dépôt du fichier sur la plateforme

Se connecter avec vos identifiants habituels à la plateforme : https://app.covoiturage.beta.gouv.fr/signin .

Une fois connecté, aller dans l'onglet "Import". Vous pouvez alors sélectionner un fichier puis le télécharger.

Interface d'import opérateur

Succès : les trajets ont été uploadés.

Dans ce cas on voit apparaître l'image ci-dessous.

Échec : Erreur

Dans le cas où l'une des étapes n'aurait pas été attentivement suivi, des messages d'erreur peuvent apparaître. Les indications mentionnées vous aident à corriger votre fichier avant d'effectuer une nouvelle tentative de dépôt.

Message d'erreur en cas d'échec d'import d'un fichier.

[A réaliser - Explications des principales erreurs rencontrées.]